Meeting Berjam-jam Untuk Itu Je?? Kalau Tak Nak Meeting Buang Masa Tengok Checklist Ni





[Bacaan 5 Minit]

Laporan Mesyuarat Doodle 2019 (kajian dari 6500 golongan professional) melaporkan secara purata setiap pekerja mempunyai 10 mesyuarat setiap minggu. Setiap mesyuarat berdurasi 30 minit ke 1 jam. Dan dari mesyuarat tersebut 70% dikatakan mengurangkan produktiviti. Hanya 30% sahaja yang yang berkesan atau memberi impak. Kenapa jadi macam ni?


Banyak sebab. Antaranya tak tahu fungsi mesyuarat.  Mesyuarat sekadar untuk update. Mesyuarat terlalu lama untuk perkara kecil.  Mesyuarat dengan orang-orang yang tidak ada keperluan dalam agenda. Lagi teruk  mesyuarat tanpa agenda yang jelas. Kadang, meeting 1 jam, yang nak disampaikan 1-2 perkara kecil sahaja. Dalam hati dah kata, "Kenapa tak emel je". Betul. Sebab ramai sebenarnya yang tak reti buat  mesyuarat yang efektif atau tak faham pun fungsi sebenar  mesyuarat. Jadi hari ni saya nak kongsikan 7 checklist untuk  mesyuarat yang efektif.


1. Faham Fungsi  Mesyuarat:-

  • Menyelesaikan masalah
  • Membuat perancangan
  • Membuat keputusan
  • Membina hubungan professional

Jika anda sekadar nak beri makluman, jangan panggil untuk meeting. Hantarkan emel. Makluman lebih bagus diberikan dengan hitam dan putih supaya setiap pihak bertanggungjawab.


2. Sebelum Menghantar Jemputan Mesyuarat

  • Pastikan anda ada agenda yang jelas dan ringkasannya
  • Masukkan apa hasil ataupun keputusan yang perlu dibuat dalam mesyuarat
  • Jemput mereka yang bertanggungjawab secara langsung dengan agenda sahaja
  • Tetapkan masa yang paling singkat dan relevan. Mesyuarat 30 minit, jadikan 20 minit, Mesyuarat 1 jam, jadikan 45 minit. Berhenti letakkan masa mesyuarat yang panjang hanya kerana mengikut kebiasaan.


3. Sebelum Mula Mesyuarat

  • Semak kehadiran
  • Hantar agenda mesyuarat
  • Sediakan bahan visual dan rujukan yang akan membantu dalam mesyuarat
  • Cari pengganti bagi mereka yang penting untuk mempunyai wakil


4. Permulaan Mesyuarat

  • Hadir awal sebelum mesyuarat bermula
  • Semak setiap wakil yang diperlukan
  • Beri ringkasan dan agenda mesyuarat


5. Perjalanan Mesyuarat

  • Kekal dengan agenda sahaja
  • Simpan topik yang tidak berkaitan secara langsung selepas semua agenda selesai
  • Pastikan setiap agenda diberikan masa perbincangan yang relevan mengikut ketetapan masa mesyuarat
  • Dapatkan maklum balas dalam perbincangan dari setiap wakil yang diperlukan
  • Pastikan setiap perbincangan menghala kepada tujuan dan agenda sahaja
  • Pastikan semua orang jelas dengan setiap perbincangan


6. Penghujung Mesyuarat

  • Semak semua agenda dalam mesyuarat (pastikan sudah selesai)
  • Pastikan semua wakil faham dan jelas dengan keputusan yang dibuat
  • Dapatkan persetujuan untuk langkah seterusnya
  • Pastikan setiap keputusan mempunyai wakil yang bertanggungjawab dan tarikh pelaksanaan yang jelas
  • Tutup mesyuarat 5-10 minit lebih awal berbanding masa yang dinyatakan


7. Selepas Mesyuarat

  • Keluarkan minit mesyuarat yang merangkumi kehadiran, ringkasan dan keputusan yang jelas
  • Dapatkan maklum balas daripada pihak bertanggungjawab pada masa yang dipersetujui


Mesyuarat yang efektif akan memberi impak yang lebih tinggi dengan masa yang lebih singkat. Harapnya dengan checklist ni jika anda pula yang bertanggungjawab memimpin mesyuarat, anda tak buat kesilapan yang sama yang anda lalui. 


Anda rasa tulisan ini bermanfaat? Kongsikan melalui butang share di bawah.

Ada soalan atau pandangan tentang topik ni? Tinggalkan komen anda di bawah



Nak tambah Ilmu? Dapatkan bahan bacaan anda di sini:- 

https://bconline.com.my/friends/idevaffiliate.php?id=3517

Lebih 10,000 judul buku untuk diterokai!



Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

3 Tips Memanfaatkan Penggunaan Twitter

Image
[Bacaan 4 minit] 1. Follow orang² berilmu. Contohnya seperti agamawan yang ada kredibiliti. Dulu hanya boleh dengar kuliah di Masjid sekarang tazkirah live dan soal jawab pun ada sebagai pengisian bila ada kekangan untuk ke Masjid (Masjid masih kena pergi ya Tuan-Tuan). Tambahan sekarang Mufti pun ada akaun socmed untuk memudahkan lagi kita mendekati dan menerima kalam mutiara dari mereka. Kedua golongan penulis buku dalam dan luar negara. Kalau dulu mungkin kita rasa detached dengan penulis buku, macam seorang kanak-kanak dengan adiwira mereka di kaca TV. Tengoklah hari-hari pun tak mungkin dapat berinteraksi dengan dengan Kamen Rider Ryuki . Berbeza hari ini dengan socmed seperti Twitter kita boleh follow mereka ini secara langsung bahkan berinteraksi melalui DM dan reply . Tapi apa yang paling seronok sekali bila dapat baca perkongsian mereka hampir setiap hari secara percuma! Antara penulis yang ada seperti James Clear (Atomic Habit), Morgan Housel (The Psychology of Money) dan r...
Read more

5 Kesilapan Dalam Kerjaya Yang Kita Buat Tanpa Sedar

Image
  [Bacaan 5 Minit] Kerjaya adalah haluan pekerjaan bagi kebanyakan individu khususnya yang makan gaji. Sebagaimana perniagaan ada kaedah dan panduannya begitu juga kerjaya. Kerjaya juga merangkumi lebih 50% dari kehidupan kita. Tak percaya? Kalau sehari ada 24 jam dan kita tidur selama 7-8 jam, maknanya hanya berbaki lagi 16 jam. Bukankah majoriti kita bekerja 8 jam sehari? Bahkan kita akan menghabiskan 40-50 tahun bekerja.  Dah kerja lama-lama alangkah malang jika kita buat kesilapan-kesilapan yang membantutkan kerjaya. Apa kesilapan tu? Jom tengok! 1. Setia Dengan Syarikat Kesetiaan memang satu nilai terpuji. Tapi nilai tersebut juga perlu sesuai dengan tempatnya. Dalam persekitaran kerja, kesetiaan boleh memberi pulangan atau sebaliknya. Kenapa? Sememangnya ada syarikat yang akan menghargai kesetiaan anda bila terus menyumbang kepada syarikat dalam tempoh yang panjang seperti 5 tahun, 10 tahun atau lebih. Tetapi tak kurang juga syarikat yang tak pernah kisah tentang tempoh ...
Read more

Malas Baca Buku Kewangan? Ini 9 Cara Fikir Yang Akan Mengubah Kewangan Anda

Image
[Bacaan: 5 Minit]  Selain formula-formula kewangan yang ada, cara fikir juga penting dalam menentukan halatuju kewangan seseorang. Tanpa cara fikir yang betul, formula kewangan hanya sekadar formula yang anda guna tanpa sebanrang impak yang besar. Ini 10 cara fikir tentang kewangan yang akan mengubah hidup anda. 1. Fokus untuk memberikan nilai kepada orang lain Sama ada anda memberikan nilai dalam bentuk produk ataupun servis, fahamilah sebenarnya wang adalah hasil dari nilai yang kita berikan. Semakin banyak dan bernilai hasil yang kita boleh berikan, begitulah juga ganjaran yang akan datang bersamanya. Usahakan untuk menggandakan nilai yang mampu kita berikan dengan belajar dan menimba pengalaman. 2. Melabur Pada Diri Sendiri Ramai yang selalu tanya nak melabur di mana. Jawapannya juga banyak. Tetapi satu jawapan yang kekal relevan dari dulu ialah melabur pertamanya kepada diri sendiri dahulu. Jika anda ada RM100 untuk dilaburkan, selain di ASB, anda juga boleh fikirkan untuk mel...
Read more